TaxSysヘルプページ顧問先を新規登録する（顧問先フォルダを作成する）
TaxSys で顧問先を新規登録し、Googleドライブに顧問先フォルダを自動作成する手順をご説明します。
全体の流れ
| ステップ | 操作 | 概要 |
|---|---|---|
| Step1 | 顧問先を新規登録する | 顧問先情報を入力し、新規登録する（登録と同時に顧問先フォルダが作成される） |
| Step2 | 顧問先フォルダを確認する | Googleドライブに自動生成された顧問先フォルダを確認する |
| Step3 | 「OCR 出力結果」画面を確認する | 顧問先の OCR 処理結果画面を確認する |
Step1：顧問先の新規登録をする（顧問先フォルダを作成する）
- 画面左のメニューから 「顧客管理」→「顧問先」 を選択し、画面右上の 「＋新規追加」 を選択する
- 「顧問先新規登録」画面が表示されたら、顧問先の情報を入力する
注意: ＊ が付いている項目は入力が必須です。
-
画面を下にスクロールし、残りの情報を入力する
※ 必須項目は未設定または空欄での保存はできません
ヒント: 顧問先の情報として「編集可能な項目一覧」は 顧問先情報を「顧問先管理」画面から編集する を参照してください。
ヒント: 「識別コード」を入力すると、Googleドライブの顧問先フォルダ名に識別コードが反映されます。詳しくは下記の「識別コードとは？」を参照してください。
- 入力が完了したら、画面下部の 「保存」 を選択する
顧問先の新規登録が完了すると、Googleドライブの共有フォルダに顧問先フォルダが自動生成されます。
識別コードとは？
TaxSysにおける「識別コード」は、顧問先のデータに 20 文字まで自由に追加できる文字列 です。
活用ルール例：
| ルール | 入力例 | フォルダ表示例 |
|---|---|---|
| 決算月を追加 | 10 | 10-株式会社SoLabo |
| 登録番号を追加 | 001 | 001-株式会社SoLabo |
| 法人番号を追加 | 3010001172339 | 3010001172339-株式会社SoLabo |
| 複合ルール | 10001 | 10001-株式会社SoLabo |
識別コードを入力すると、以下の場所に反映されます：
-
顧問先フォルダ名：「識別コード-顧問先名」と表示
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顧問先一覧画面：識別コードが表示
-
顧問先詳細画面：識別コードが表示
※ 識別コードの入力時および保存時に、同一事務所内の既存コードとの重複チェックを実施します（重複が検出された場合は保存できません）
参考：登録した顧問先の情報を「担当者限定アクセス」に制限する
管理者と顧問先に関係する担当者・アシスタントを除き、事務所スタッフが特定の顧問先の情報にアクセスできないように制限できます。
（参照：【2/26】 Ver2.6.0 リリースノート「顧問先へのアクセス制限機能の追加」-TaxSysヘルプページ）
対象: 管理者
手順
- 画面右上の 「顧問先を検索（名前・識別コード）」 に、対象の顧問先名の一部を入力する
- 表示されたプルダウンから対象の顧問先の 「詳細」 を選択する
- 「顧問先詳細」画面が表示されたら、会社名の右にある 「開いた錠前」のアイコン を選択する
「閉じた錠前」のアイコンに変わり、担当者限定アクセスが ON になります。
| アイコン | 状態 | 説明 |
|---|---|---|
| 🔓 開いた錠前 | OFF | 全スタッフが閲覧可能 |
| 🔒 閉じた錠前 | ON | 担当者とアシスタントのみ閲覧可能 |
補足: アクセス制限された顧問先は、権限のないユーザーの顧問先一覧でグレーアウト表示されます。選択しようとすると「この顧問先へのアクセス権限がありません」というメッセージが表示されます。
Step2：自動生成された顧問先フォルダを確認する
手順
- 画面右上の 「顧問先を検索（名前・識別コード）」 に、確認したい顧問先名の一部を入力する
- 表示されたプルダウンから対象の顧問先の 「詳細」 を選択する
- 「顧問先詳細」画面が表示されたら、会社名の下にある 「Google ドライブ」 を選択する
Googleドライブの共有ドライブに、自動作成された顧問先フォルダが表示されます。
表示例1：自動作成された顧問先フォルダ（識別コードの設定なし）
ヒント: 「顧問先新規登録」時に識別コードを入力した場合、フォルダ名は「識別コード-顧問先名」と表示されます。すでに識別コードなしで登録済みの顧問先でも、「顧問先の編集」画面で識別コードを入力することでフォルダ名に識別コードを反映できます。
注意: AI-OCR が正常に動作しなくなる恐れがあるため、Googleドライブ上で顧問先フォルダ名を直接変更しないでください。
表示例2：自動作成された顧問先フォルダ（識別コードの設定あり）
顧問先フォルダの構成
TaxSys における顧問先フォルダは分類別・年度別の構成です。「03_月次」の各決算期フォルダ内は、証憑（しょうひょう：領収書・請求書・通帳などの取引を証明する書類）のカテゴリ別に構成されています。
Step3：顧問先の OCR 処理結果を確認する
-
画面右上の 「顧問先を検索（名前・識別コード）」 に、確認したい顧問先名の一部を入力する
-
表示されたプルダウンから対象の顧問先の 「OCR」 を選択する
顧問先の「OCR 出力結果」画面が表示されます。
ヒント: デフォルトでは進行期の OCR 出力結果が表示されます。画面右上の会計年度の横に表示される 「＜」 および 「＞」 を選択すると、会計年度を切り替えることができます。