OCR 基本操作：大量の証憑データを処理する

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全体の流れ

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準備：証憑データを確認する

証憑データが、対応している拡張子で保存されているかを確認します。

対応拡張子

.jpeg .png .pdf .heic

次の注意点を確認し、必要があれば、証憑データをOCRで読み取りやすい形式に修正し、保存します。

証憑データを作成する際の注意点

• ファイル名に制約はありません
• 証憑データ内の取引明細が記載されていないページ（各種ご案内、リボ/分割/ポイントの登録状況、請求金額合計のみのページなど）は OCR 処理の対象外です。対象外ページが含まれる場合、証憑ファイルは「要確認」フォルダへ移動されますが、対象外ページ以外の明細は OCR 出力結果に表示されます
• 銀行明細やクレジットカード明細について「証憑データの向き」が揃っていないと、OCR処理で正しく認識されない場合があります。例えば、1つのPDFファイルに「横・横・縦・横」のように向きが混在するデータは「横・横・横・横」のように向きを揃えることを推奨します

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Step1：顧問先フォルダに証憑をアップロードする

1. TaxSysへのログイン後に表示される「ダッシュボード」画面で、右上の 「顧問先を検索（名前・識別コード）」 の入力欄に、「証憑データのアップロードを行いたい顧問先」の名前を入力する

   

2. 表示されたプルダウンの中から「証憑データのアップロードを行いたい顧問先」の 「詳細」 を選択する

   

3. 「顧問先詳細」画面で、会社名の真下にある 「Google ドライブ」 を選択する

   

4. 顧問先フォルダが表示されたら、 「03_月次」 ＞ 「証憑のアップロードを行いたい会計年度フォルダ」 を選択する

   

   

5. 会計年度フォルダ内から 証憑のアップロードを行いたいカテゴリのフォルダ（例：「0010_領収書」）を選択し、種類のフォルダ（例：「領収書（現金）」）を選択する

   

   

6. 「証憑のアップロードを行いたいカテゴリ」のフォルダになっているのを確認する

   

   「OCR出力結果」画面で「OCRを実行したい証憑の種類」（例：「領収書（現金）」）を選択し、「drive」をクリックして、該当するフォルダを開くこともできます

   

7. 画面左にある 「＋新規」→「ファイルをアップロード」 を選択し、証憑データをアップロードする

   

   

   

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Step2：OCR を実行する

1. TaxSys の「顧問先詳細」画面で、OCR を実行する 会計年度 を選択する

   

2. OCR を実行したい証憑の種類（例：「領収書（現金）」）を選択し、画面右下にある 「OCR」（カメラアイコン） を選択する

   

3. 証憑データが読み込まれたら、次の対応をして「OCR実行」を選択する

   • 「全て選択」にチェックを入れる

   • 「開始日」と「終了日」の日付を確認し、必要があれば修正する

   • 「OCR処理後にファイル名をリネームする」にチェックを入れる

   • 「複数ページPDFをページごとに分割して保存する」にチェックを入れる

     

参考：担当者への OCR 結果メール通知の設定

OCR 実行者と顧問先の担当者が別の場合、担当者を CC に含めて完了メールを通知できます。

「顧問先詳細」画面の 「OCR 通知」で設定を変更できます。

参考：OCR処理完了後の「ファイル自動リネーム」オプション

「OCR処理後にファイル名をリネームする」にチェックをいれると、OCR処理が完了した際、カテゴリごとに定義された命名ルールに基づき、Googleドライブ上のファイル名を自動的に書き換えます

参考：OCR実行時の「PDF分割」オプション

「OCR処理後にファイル名をリネームする」にチェックをいれると、複数ページのPDFに対してOCR完了後、1ページごとのファイルとして分割して保存します

「PDF分割」オプションだけチェックを入れてOCR実行した場合、分割して保存したファイル名はすべて同じファイル名です

「ファイル自動リネーム」オプションにもチェックを入れてOCR実行すると、各ページが別々のファイル名にリネームされて保存されます

参考：銀行通帳をOCRする場合、対象期間外の取引を除外できるオプション

対象期間を選択し、「対象期間外の取引を登録しない」をチェックすると、取引日が期間外の明細はデータ登録から除外します

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Step3：「要確認」の対応をする

OCR 処理完了後、正常に処理されなかったファイルがある場合は「要確認」フォルダにデータが格納され、「OCR 処理完了（一部失敗）」のメール通知が届きます。

1. メール内の 「要確認フォルダを開く」 ボタンを選択し、「要確認」フォルダを開く

2.エラー内容を確認したら、次のいずれかの対応を行い、再度OCRを実行する

• 「要確認」フォルダにある証憑データを、適切な「証憑の種類名」のフォルダへ移動する
• 証憑データに含まれる「取引明細が記載されていないページ」を削除し、証憑データ（例：PDFファイル）を「要確認」の左に表示されている「証憑の種類名」のフォルダ（例：0010_領収書（現金））へドラッグ＆ドロップして戻す

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Step4：明細内容と証憑ファイルをあわせて確認する

OCR 処理が正常に完了した証憑は「OCR 出力結果」画面の「未処理」タブ内に証憑の明細データが表示されます。

1. 確認したいレコードの「証憑リンク」 （四角に右斜め上矢印マーク）を選択する

   

2. 右側に各明細の読み取り元の証憑ファイルが表示されたら、明細内容と証憑ファイルをあわせて確認する

   補足

   「評価」は「AIがどの程度、正確に読み取れたか」の目安として表示されます（参照：TaxSysのOCR出力結果でのレコードの表示ルール）

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Step5：OCR 出力結果の明細を修正する

OCR処理のミスなど、OCR出力結果の明細を修正したい場合、TaxSys上でデータを編集できます。

1. 「OCR 出力結果」画面で、編集したい明細の右端にある 三点メニュー（⋮） を選択し、「編集」 を選択する

   

2. 「出力結果編集」画面で修正したい項目を変更し、画面右下の 「保存」 を選択する

   補足

   ショートカットキー（［Cmd/Ctrl］ + ［S］の同時押し）でも、編集内容を保存できます

   

編集可能な項目

　※の箇所は「仕訳データ」タブがある場合は編集不可

参考：仕訳データを修正する

仕訳ルールに対応した会計ソフト（参照：事務所共通の仕訳ルール・科目コードを設定する）でOCR実行を行った場合、「出力結果編集」画面に「出力データ」タブと「仕訳データ」タブが表示されます。「出力データ」タブは前述の編集可能な項目を編集でき、「仕訳データ」タブでは税率ごとの借方・貸方を編集できます。

・税率ごとの複数仕訳の追加・編集

「仕訳を追加」ボタンから、税率ごとに複数の仕訳行（10％、8%、非課税、対象外）を追加・編集できます。画面表示およびCSV出力は 10% → 8% → 非課税 → 対象外 の順で並びます。

・仕訳ルールの登録も可能

「この仕訳からルール登録」ボタンを押すと、編集した仕訳データを直接ルールに登録できます

参考：「OCR出力結果」画面で、編集した内容を確認するヒント

「出力結果編集」画面で、証憑画像の下の 「＜前の証憑」「次の証憑＞」 を選択すると、表示する明細を切り替えられます。

※ ショートカットキーでも、前後の証憑へ移動できます

•  ［Cmd/Ctrl］ + ［←］の同時押しで、前の証憑に移動
•  ［Cmd/Ctrl］ + ［→］の同時押しで、次の証憑に移動

※ 「OCR出力結果」画面の一覧で他に証憑データがない場合などグレーになっている場合は切り換えできません

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Step6：OCR 出力結果の明細を削除する

証憑を重複して処理した場合など、不要な明細を削除できます。

1. 「OCR 出力結果」画面で、削除したい明細の右端にある 三点メニュー（⋮） を選択し、「削除」 を選択する

   

2. 「証憑データ削除」のポップアップが表示されたら、「削除」 を選択する