名刺を一元管理する

「名刺管理」機能で、名刺の一元管理が行えます。

このページでは、名刺管理に必要なフォルダの初回設定、OCRを実行しての名刺の登録、TaxSysに登録した名刺データの編集・検索・CSV出力の手順について説明します。

注意

名刺へのOCR実行時にクレジット消費します。
名刺管理は、登録済みの顧問先フォルダ・データと紐づきません。

Step1：名刺管理フォルダの初回設定をする

事前準備

TaxSysと連携しているGoogleドライブ内に、名刺管理用フォルダを作成しておきます

名刺管理用フォルダは、OCR実行の際に、名刺データをアップロードする目的で使用します
名刺管理用に登録できるフォルダは事務所で1つだけです
フォルダ名は任意ですが、わかりやすいように「名刺管理」を推奨します

サイドバーの「名刺管理」を選択する
「名刺管理」画面が表示されたら、右側にある「︙」から「フォルダ設定」を選択する
「名刺フォルダの設定」画面で、作成しておいた名刺管理用フォルダのURL末尾（Google Drive ID）を入力し、右下の「保存」を選択する

参考
作成した「名刺管理」フォルダを開き、folders/の後の文字列が、名刺管理で設定すべきGoogleフォルダIDです

設定後、設定したフォルダ内に「要確認」と「処理済」のフォルダが作成されます。

補足

初回設定後、名刺管理用フォルダを変更したい場合、同じ手順で、Google Drive IDを変更・保存します

Step2：名刺の画像をOCR処理して登録する

初回設定で登録した名刺管理用フォルダに、名刺の画像をアップロードする（例として画像1点をアップロードするが、一度に複数の画像をOCR処理可能）

注意
OCR処理したい名刺画像は、名刺管理用フォルダの直下にアップロードします。フォルダ内にある「要確認」と「処理済」フォルダには入れないようにしてください。

補足
名刺管理の中段にある「Drive」から名刺管理用フォルダを開けます。
サイドバーの「名刺管理」を選択して「名刺管理」画面が表示されたら、右下の「OCR」を選択する
小さな「名刺管理」画面が表示されたら、名刺管理用フォルダにアップロードした画像が読み込まれていることを確認し、受領者をプルダウン選択・受領日を入力して「OCR実行」を選択する
補足
- OCR実行中は、右下に「名刺OCR準備中」と表示され、完了すると「名刺OCR処理が完了しました」と表示されます。
- 読み込まれた1枚の名刺は「名刺管理」画面の一覧に1レコードとして追加されます。
- 問題なくOCR処理された場合、名刺の画像は「処理済」フォルダに格納されます。「要確認」フォルダに格納された場合はエラー内容を確認し、名刺確認用フォルダ直下にデータを移動させ、再度OCR実行する必要があります。

Step3：名刺の情報を検索・確認する

サイドバーの「名刺管理」で表示される「名刺管理」画面の一覧では、条件を指定しての絞り込みができます。

一覧のレコードを選択すると、名刺の詳細な情報を確認できます。

記号	要素	説明
A	検索	キーワードを入力し、検索できます
B	取り込み日	OCR処理して取り込みした日の範囲を指定し、検索できます
C	タグ	名刺にタグ設定している場合、タグをプルダウン選択して絞り込めます
D	受領者	名刺を受け取ったユーザーをプルダウン選択し、絞り込めます
E	リセット	選択すると、検索条件の設定を解除します

Step4：名刺の情報を編集する

サイドバーの「名刺管理」で表示される「名刺管理」画面の一覧で、編集したいレコードを探し、選択する
「名刺の編集」画面が表示されたら、情報を編集し、右下の「保存」を選択する

Step5：名刺のレコードを一括編集する

名刺のレコードの左端のチェックボックスを選択すると「一括編集メニュー」が表示されます。選択中のレコードについて、受領者・タグ・受領日・処理済の一括変更・削除ができます。

番号	一括編集メニュー	説明
A	受領者	「受領者を一括で付け替え」画面が表示され、ユーザーをプルダウン選択して保存すると、選択中のレコードの受領者を一括で変更できます。
B	タグ	「タグを一括で付与」画面が表示され、タグを入力して保存すると、選択中のレコードのタグを一括で変更できます（同画面上で新規にタグを作成もできます）。
C	受領日	「受領日を一括で設定」画面が表示され、受領日を入力して「適用」を選択すると、選択中のレコードの受領日を一括で変更できます。
D	処理済	「一括で処理済にする」画面が表示されて「適用」を選択すると、選択中のレコードを処理済に一括で変更できます。
E	削除	「一括削除」画面が表示されて「一括削除する」を選択すると、選択中のレコードが削除されます。

補足

項目名「氏名」の左のチェックをいれると、表示されている全てのレコードを選択できます。

Step6：名刺のレコードをCSV出力する

「名刺管理」画面の右側にある「︙」から「CSV出力」を選択すると、名刺の全件レコードをCSVファイルで出力できます。