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利用状況【管理者専用】
アクティブユーザーごとの処理数や、レコード数の推移、カテゴリ別処理ボリュームなど、OCR処理の利用状況を確認する
管理者権限のユーザーが、事務所全体のOCR処理の利用状況を確認する手順を説明します。フォルダを追加すると、Google Drive 上に対応するフォルダが自動作成され、OCR 出力結果ページにもタグが追加されます。
全体の流れ
| ステップ | 操作 | 概要 |
|---|---|---|
| Step1 | 利用状況画面を表示する | 利用状況画面を開き、閲覧する |
| Step2 | 利用状況を分析する | 利用状況から業務改善する |
Step1：利用状況を表示する
- TaxSysにログイン後、メニューから 「利用状況」 を選択する
- 「利用状況」画面が表示されたら、期間の日付を選択して表示されるメニューで、表示期間を設定する（例：「過去3か月」を選択）
- 「今月」：選択すると、今月分の利用状況を表示（デフォルトの表示）
- 「先月」：選択すると、先月分の利用状況を表示
- 「過去3か月」：選択すると、過去3か月間の利用状況を表示
- 「過去6か月」：選択すると、過去6か月間の利用状況を表示
- 「過去12か月」：選択すると、過去1年間の利用状況を表示
- カスタム期間：開始日と終了日をカレンダー指定して「適用」を選択すると、指定の期間の利用状況を表示
指定した期間の利用状況が表示されます ※ 未利用ユーザーはデフォルトでは非表示です（アクティブユーザーの図の下にある「未利用ユーザーを表示」を選択すると、未利用ユーザーも表示できます）
補足
所属ごとの利用状況を確認することもできます
- 「所属で絞り込み」にカーソルを置き、絞り込みたいチーム（所属）を選択する（※複数選択可）
- 絞り込みを外したい場合は、「○○（所属名）×」と書かれたボタンを押すか、「×クリア」ボタンを押す
確認できる項目
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| アクティブユーザー | TaxSysに登録しているユーザーに対し、使用しているユーザーの割合 |
| ファイル（アップロード件数） | Googleドライブにアップロードしている証憑データファイルの数 |
| レコード（データ化件数） | TaxSysに取り込んだ証憑データの件数 |
| 推定削減時間 | 1レコードあたり1分の手作業削減として算出した工数 |
| レコード数推移 | 日別（月別）に追加したレコード数の推移 |
| 所属別処理ボリューム | ファイル数・レコード数・構成比を所属ごとに集計（レコード数の多い順に表示） |
| カテゴリ別処理ボリューム | TaxSysに登録した証憑データの傾向 |
Step2：利用状況から業務改善する
手順
- 利用状況をチェックする
- 利用状況を分析し、業務改善する
【分析例1：アクティブユーザーごとの処理量の傾向】
- 処理量が多い人：しっかり使えている
- 処理量が少ない人、未利用の人：上手く使えていない？操作方法知らない人いるかも？そもそも、割り振られている案件が少ない？
→上手く使えていない場合、処理量が多いメンバーにフォローに入ってもらう
→案件が少ない場合は割り振りを検討する
【分析例2：レコード数推移の傾向】
-
レコード数が特定の期間に集中している： 処理量が平準化するのが理想
→ 証憑を取得するタイミングや業務フローを見直す
-
証憑カテゴリの割合が偏る：特定の顧問先が偏っている？
→ 偏りの元と判明した顧問先へfreeeやMF法人カードなどを提案する
【分析例3：カテゴリ別処理ボリュームの傾向】
-
銀行、クレジットカードのレコード数が多い：ネットバンキング等を活用してAPI連携を増やせば、業務効率が上がる？
→顧問先へ導入提案する