Workspace Studioでノーコードに自動化フローを作る

Google Workspace Studio（旧Workspace Flows）でプログラミング不要のAI自動化フローを構築します

Google Workspace Studioとは

Google Workspace Studio（旧名：Workspace Flows）は、Googleが提供するノーコードのAI自動化プラットフォームです。プログラミングの知識がなくても、直感的な画面操作（GUI）だけで「情報収集 → AI処理 → 通知」の自動化フローを作成できます。 GeminiのAI機能で要約・分類・文章生成などを自動化フローにできます。

自動化フローはテンプレートとして事務所スタッフ間で共有できます（共有設定は事務所の管理者により制御され、組織の共有ポリシーによっては利用制限される可能性があります）

活用例：補助金・税制情報の自動キャッチアップ

毎朝、中小企業庁や国税庁のWebページを自動でチェックし、変更があればGeminiで要約してGoogle Chatに通知するフローの例です。

【フロー構成例】

トリガー：毎朝8時に実行 ↓ アクション①：指定URLのWebページを取得（中小企業庁 / 国税庁 / 東京都産業労働局など） ↓ アクション②：Geminiで要約・変更点を抽出「前回と比べて変わった点を箇条書きにまとめてください」 ↓ アクション③：Google Chatのスペースに通知（または担当者のGmailに送信）

フロー作成の基本手順（例：中小企業庁関連ニュースの自動キャッチアップフロー）

Workspace Studioにアクセスする

—「https://studio.workspace.google.com/」のURLからアクセスする

補足
Google Workspaceのアプリランチャーから「Studio」を選択でもアクセスできます。アプリランチャーからアクセスするには、管理者コンソールでWorkspace Studioが有効に設定されている必要があります
「新しいフローを作成」をクリックする
「開始条件の選択」を設定する　
— 「毎朝9時に実行」「メールを受信したとき」「フォームが送信されたとき」などフローを動かすきっかけを設定します。

（画像例：設定スケジュールで実行→2026/07/22開始、am8:00、毎週平日繰り返し）

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補足
条件をリセットしたい場合は「⋮ 」から削除します
「ステップの選択」から処理内容（アクション）を指示する

ー「ステップを追加」をクリックして、実行したいアクション（ブロック）を連結させていきます。先の活用例では、「サイト情報の取得」→「Geminiでの要約・抽出」→「Chat通知」という一連のプロセスを順番に指示しています。

　（画像例：ステップの選択→Geminiに相談→プロンプト上でサイトURLにアクセスし、変更点を要約するよう指示→ステップを追加→chatで通知する）

「＋変数」ボタンとは 前のステップで取得・生成されたデータ（メール本文やGeminiの回答など）を呼び出し、メッセージ欄などに動的に挿入するための機能です。
（画像例：「＋変数」→「ステップ2：Geminiで作成されたコンテンツ」をchatで通知するよう設定）
テスト実行で動作確認する　
— 「テスト実行」ボタンをクリックし、エラーが出ないか、意図した通りにChatへ通知が届くかを確認します
有効化して本番運用する

— フローをON（起動）にすると、設定したスケジュールや条件に合わせて自動実行が開始されます。

補足

作成したフローはサイドバー「Flows」から確認できます

Workspace Studioの利用条件

Google WorkspaceのBusiness StarterまたはBusiness Standard以上が必要
管理者コンソールでWorkspace Studioが有効に設定されている必要があります
一部の高度なフロー（外部API連携など）はBusiness Plus以上が対象の場合があります

作成したフローを事務所スタッフと共有する方法

便利な自動化フローは、共有用リンクを発行して事務所のスタッフに送信することで、テンプレートとして複製して使ってもらうことができます。

作成したフローの編集画面上部にあるシェアアイコン（「他のユーザーがコピーできるようにリンクを取得」）をクリックします。
「コピーの共有」画面が表示されたら、公開範囲（自社組織内など）を確認し、「リンクをコピー」ボタンをクリックします。
Google Chatやメールなどでスタッフにリンクを送付します。
リンクを受け取ったスタッフがアクセスすると、フローを自身のアカウントへコピーし、「オンにする」をクリックすることで使用できます

（※下記はリンクを受け取った側の操作画像）